1. Verantwortliche Stelle

Spielvereinigung Mitterdorf 1963 e.V.
Kanalweg 14
93426 Roding

2. Vertretung

Armin Hossinger, 1. Vorstand
Bürgermeister Bräu Straße 8
93426 Roding

3. Mitgliederverwaltung, verantwortlich für die Datenverwaltung
Michael Beck, Mitgliederverwaltung
Nanzinger Weg 24
93426 Roding

4. Zweckbestimmung zur Datenerhebung, Datenverarbeitung und Datennutzung

4.1. Mitgliederverwaltung:

  • Meldungen bei dem BLSV und den zuständigen Fachverbänden der einzelnen Abteilungen der SpVgg (Versicherungsnachweis und Beantragung öffentlicher Zuschüsse und Förderungen)
  • Meldung bei Landkreis/Stadt/Gemeinde zur Beantragung öffentlicher Zuschüsse und Förderungen
  • Nachweisführung der Teilnahme an den Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen und ebenso zu den Trainings- und Wettkampfbetrieben

4.2. Datenerhebung von Besuchern/Gästen/Kunden der SpVgg:

  • Benötigte Daten zur Vertragsabwicklung werden erhoben
  • Meldung bei Landkreis/Stadt/Gemeinde zur Beantragung öffentlicher Zuschüsse und Förderungen
  • Nachweisführung der Teilnahme an den Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen und ebenso zu den Trainings- und Wettkampfbetrieben

4.3. Datenerhebung von Besuchern des Internetauftrittes der SpVgg:

  • persönliche Daten über Kontaktformular werden ausschließlich zur Beantwortung gestellter Anfragen verwendet.
  • Daten über das Besucherverhalten (Herkunft, Verweildauer, aufgerufene Seiten, Wanderungsverlauf über die Homepage) werden im Rahmen von Google Analytics in anonymisierter Form erhoben und dienen ausschließlich der Optimierung des Internetauftrittes.
  • Wir protokollieren sämtliche Zugriffe auf Inhalte unserer Webseite. Hierzu gehören die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffes sowie die von unserer Seite abgerufenen Daten. Eine Verarbeitung dieser Daten erfolgt nur dahingehend, dass wir IP-Adressbereiche, von denen unberechtigte Zugriffe (Login-Versuche, Spamming) auf unsere Seite erfolgten, für künftigen Datenverkehr sperren.

5. Personengruppen

Es wird zu folgenden Gruppen zur Erfüllung der Zweckbestimmung aufgeführten personenbezogenen Daten bzw. Datenkategorien erhoben, verarbeitet und genutzt:
Mitgliederdaten (insbesondere Kontaktdaten, wie Telefon-, Fax- und E-Mail-Daten, Kontakthistorie sowie weitere Daten die zur Betreuung im Verein notwendig sind)
Interessentendaten (insbesondere Kontaktdaten (s.o.) sowie weitere Daten die zur Beantwortung gestellter Fragen notwendig sind)
Beschäftigtendaten: Zu Beschäftigten zählen insbesondere: Übungsleiter, Mitglieder des Vorstandes sowie ehrenamtliche Helfer für die Buchführung, Organisation von Veranstaltungen und die Öffentlichkeitsarbeit (Homepage, Soziale Medien, Presse). Verarbeitet werden Vertragsdaten und Leistungsdaten soweit diese für die Ausführung des Übungsbetriebes oder die Nachweisführung gegenüber übergeordneten Verbänden oder öffentlicher Kostenträger (Stadt / Landkreis) erforderlich ist. Beispiele: Vertrags- und Abrechnungsdaten, Daten zur Personalverwaltung und -steuerung; Übungszeiterfassungsdaten sowie Terminverwaltungsdaten; Daten im Rahmen der Vereinskommunikation und IT-Systemnutzung und der hierbei gesetzlich erforderlichen Protokollierung.
Lieferantendaten: Lieferanten und Dienstleister (insbesondere Kontaktdaten, wie Telefon-, Fax- und E-Mail-Daten, Kontakt- und Auftragshistorie sowie weitere Daten die zur Vertragserfüllung notwendig sind)

6. Datenempfänger

Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten dürfen oder anfordern (z.B. Finanzbehörden, Stadt- und Kreisverwaltungen im Rahmen der Sportförderung, Sozialversicherungsträger, Aufsichtsbehörden).
Öffentliche Stellen der Strafverfolgung, zur Wahrung eigener Interessen im Falle von Angriffen auf unser Internetangebot oder unsere IT.
Externe Stellen (Auftraggeber und Auftragnehmer) im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung nach § 11 BDSG.
Weitere externe Stellen wie z.B. Banken / Steuerberater / Rechtsanwälte (Soweit dies zur Erfüllung des Vertragsverhältnisses notwendig ist).
Interne Verarbeitung, Personen / Abteilungen, die an der Ausführung der jeweiligen Vertragsverhältnisse beteiligt sind (im Wesentlichen: Vorstand, Mitgliederverwaltung, Kassier des Hauptvereines, Abteilungsleiter, Übungsleiter und IT).

7. Datenübermittlung in Drittländer

Datenübermittlungen in Drittstaaten ergeben sich nur im Rahmen der bestehenden vertraglichen Anforderungen, erforderlicher Kommunikation, sowie anderer im BDSG ausdrücklich vorgesehener Ausnahmen. Eine weitergehende Übermittlung an Drittstaaten findet derzeit nicht statt.

8. Datenlöschung

Es bestehen vielfältige Aufbewahrungspflichten und -fristen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Vertragserfüllung erforderlich sind. Da persönliche Daten auch in der Buchhaltung und Veranstaltungsmanagement verwendet werden, hierzu nachfolgend weitere Erläuterungen:

Löschung nach 10 Jahren:

  • Buchhaltungsdaten, also beispielsweise über die Zahlung von Mitgliedsbeiträgen oder die Erstattung von Auslagen.
  • Teilnahmelisten an Veranstaltungen, welche über öffentliche Zuwendungen cofinanziert werden

Löschung nach 6 Jahren:

  • Daten über Lohnabrechnungen und vergleichbare Vergütungen
  • Geschäftsbriefe und E-Mails

Löschung nach 3 Jahren:

  • Beitritts- und Kündigungserklärungen (Löschung erfolgt 3 Jahre nach Kündigung des Vereinsmitglieds)
    Daten, die nicht unter die Aufbewahrungsfristen fallen, werden gelöscht, sobald diese nicht mehr für den Zweck der ursprünglichen Speicherung benötigt werden. Dies betrifft beispielsweise unmittelbar nach Wirksamwerden der Kündigung Angaben zu Allergien oder körperlichen Beeinträchtigungen, Größenangaben für Teambekleidung etc.

9. Verfahren zur Datensicherheit in technischer Hinsicht

Die Erfassung von Daten über die Homepage des Vereins, die Speicherung in der Vereinsverwaltung, die Verarbeitung im Zahlungsverkehr sowie die Übermittlung von Daten innerhalb des Vereins sowie an berechtigte Dritte erfolgt ausschließlich über gesicherte Verbindungen (SSL/TLS). Der Zugriffsschutz wird durch ein System der Zugangsbeschränkung gewährleistet.
Die Aufbewahrung von Daten in anderer als digitaler Form erfolgt in Räumlichkeiten mit Zugangsbeschränkung.

Der Vorstand

© Quellenangabe und Weiterverwendung
Dieses Verfahrensverzeichnis wurde erstellt unter Verwendung der Handreichungen von activemind.de und individuell angepasst.
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